Enterprise Resource Planning atau ERP adalah sistem pengolahan data bisnis yang mencakup berbagai proses operasional, manajemen keuangan, dan logistik secara terintegrasi. Pada dasarnya, ERP dapat membantu perusahaan dalam mengelola data mereka secara efektif dan efisien. Namun, bagaimana sebenarnya ERP berbeda dengan sistem yang telah ada sebelumnya?
Apa itu Sistem Tradisional?
Sistem Tradisional atau sering disebut juga sebagai Sistem Silo, adalah sistem pengolahan data bisnis yang terpisah dan tidak terintegrasi. Dalam sistem tradisional, setiap departemen akan memiliki sistem pengolahan data mereka sendiri-sendiri. Hal ini mengakibatkan kesulitan dalam mengakses data dan dalam mengambil keputusan bisnis yang lebih besar.
Sebagai contoh, dalam sistem tradisional, setiap departemen harus membuat laporan laba rugi mereka sendiri, yang kemudian harus dibandingkan secara manual dengan laporan dari departemen lain. Ini mengakibatkan kesulitan dalam mengambil keputusan bisnis yang lebih besar dan cenderung membuang-buang waktu dan sumber daya.
Apa itu Sistem ERP?
Sistem ERP, di sisi lain, adalah sistem terintegrasi yang memungkinkan setiap departemen dapat mengakses data dari sistem yang sama. Hal ini membuat data lebih mudah diambil, dianalisis, dan diolah untuk pengambilan keputusan bisnis yang lebih besar. Dalam sebuah sistem ERP, setiap departemen menggunakan sistem yang sama dan data yang terintegrasi, sehingga memudahkan koordinasi.
Sebagai contoh, sebuah perusahaan yang menggunakan sistem ERP dapat memproses laporan laba rugi mereka dari beberapa departemen dalam waktu yang sama. Hal ini membuat pengambilan keputusan bisnis menjadi lebih cepat, akurat dan efisien.
Batasan dari Sistem Tradisional
Sistem tradisional memiliki beberapa batasan yang dapat menghambat efisiensi dan produktivitas bisnis. Batasannya meliputi:
1. Keterbatasan Data yang Terpencar-pencar
Pada sistem tradisional, setiap departemen memiliki data mereka sendiri-sendiri yang terpencar-pencar dan tidak terintegrasi. Hal ini akan mempersulit memperoleh data secara keseluruhan dan membuat proses pengolahan data lebih lama.
2. Tidak Efektif dalam Pengambilan Keputusan
Dalam sistem tradisional, setiap departemen bekerja secara terpisah. Hal ini mengakibatkan kurangnya koordinasi dan kesulitan dalam mengambil keputusan bisnis yang lebih besar.
3. Menghabiskan Waktu dan Sumber Daya yang Lebih Banyak
Dalam sistem tradisional, setiap departemen harus membuat laporan mereka sendiri-sendiri, kemudian melakukan pengolahan data yang sama dengan departemen lain. Hal ini mengakibatkan penggunaan waktu dan sumber daya yang lebih banyak.
Batasan dari Sistem ERP
Sistem ERP mengintegrasikan berbagai departemen dalam satu sistem, namun, hal tersebut juga memiliki batasan yang perlu diperhatikan, yaitu:
1. Memerlukan Pengeluaran Awal yang Besar
Dalam sistem ERP, implementasi membutuhkan pengeluaran awal yang cukup besar. Hal ini mungkin sulit bagi perusahaan kecil atau start-up yang baru saja berdiri.
2. Ketergantungan pada Sistem yang Sama
Dalam sistem ERP, suatu departemen bergantung pada sistem yang sama dengan departemen lain. Jika ada kesalahan dalam sistem, maka dapat mempengaruhi semua departemen yang terintegrasi dengan sistem yang sama.
3. Membutuhkan Pelatihan dan Penyesuaian
Implementasi sistem ERP membutuhkan pelatihan yang cukup dan penyesuaian dalam operasional perusahaan. Hal ini dapat memakan waktu dan sumber daya yang cukup besar.
Contoh Perbedaan ERP dan Sistem Tradisional
Dalam sistem tradisional, setiap departemen memiliki data mereka sendiri-sendiri yang dikelola secara terpisah. Sebaliknya, dalam sistem ERP, semua data terintegrasi dan dapat dikelola secara efektif.
Sebagai contoh, dalam sistem tradisional, departemen keuangan dapat menggunakan sistem akuntansi untuk mengelola data keuangan mereka, sementara departemen logistik menggunakan sistem yang berbeda untuk mengelola inventaris mereka. Dalam sistem ERP, kedua departemen dapat mengakses sistem yang sama untuk mengelola data keuangan dan inventaris yang terintegrasi dengan baik.
Kesimpulan
Sistem ERP dapat membantu perusahaan dalam mengelola data mereka dengan efisien dan efektif. Dalam sebuah sistem ERP, seluruh departemen dapat mengakses data bisnis dari sistem yang sama, sehingga memudahkan koordinasi dan pengambilan keputusan bisnis yang lebih besar. Namun, implementasi sistem ERP memerlukan pengeluaran awal yang cukup besar dan membutuhkan pelatihan dan penyesuaian dalam operasional perusahaan. Bagaimanapun juga, keuntungan dari sistem ERP dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan produktivitas dan efisiensi mereka dalam jangka panjang.
