Mungkin Anda pernah bertanya-tanya, "apa sebenarnya kelebihan dan kekurangan memo?" Memo atau memorandum adalah bentuk komunikasi bisnis yang umum digunakan untuk memberikan informasi, meminta tindakan, atau membuat keputusan. Memo dapat ditujukan kepada satu orang atau kepada banyak orang di dalam organisasi.
Namun, seperti halnya bentuk komunikasi lainnya, memo juga memiliki kelebihan dan kekurangan. Berikut adalah pembahasannya.
Kelebihan Memo
1. Efektif dan Efisien
Memo sangat efektif dan efisien dalam menyampaikan informasi yang penting dan urgensi untuk dikerjakan. Memo dapat menjangkau banyak orang dengan mudah dan cepat.
2. Tegas dan Jelas
Memo umumnya ditulis dengan bahasa yang tegas dan jelas. Kepala bagian yang merasa perlu memberi tahu staf tentang sesuatu yang penting atau untuk menginstruksikan tindakan-tindakan tertentu dapat memberikan petunjuk secara jelas dan tegas tanpa takut kesalahpahaman.
3. Mudah Direvisi
Memo dapat dengan mudah direvisi dan diperbarui. Hal ini memungkinkan kepala bagian untuk memperbaiki kesalahan atau merevisi informasi tanpa mengeluarkan memo baru.
4. Mempromosikan Pertanggungjawaban
Menggunakan memo sebagai sarana komunikasi menunjukkan bahwa seseorang bertanggung jawab untuk melakukan tugas-tugas tertentu. Memo menjelaskan siapa yang bertanggung jawab untuk sesuatu, bagaimana, dan kapan.
Kekurangan Memo
1. Tidak Bermanfaat untuk Komunikasi yang Lebih Kompleks
Memo tidak bermanfaat untuk komunikasi yang lebih kompleks atau membutuhkan lebih banyak penjelasan dan diskusi. Memo tidak efektif dalam mengomunikasikan nuansa atau penjelasan yang lebih baik dikomunikasikan secara lisan.
2. Kurangnya Interaksi Antar Pihak yang Terlibat
Memo tidak dapat menyediakan interaksi antara pihak yang terlibat dalam komunikasi. Ini dapat membatasi kemampuan agar mereka dapat dengan cepat saling menjawab pertanyaan atau mengirim balasan.
3. Membutuhkan Kejelasan dalam Bahasa
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, memo harus ditulis dengan bahasa yang jelas dan tegas agar dapat menghindari kesalahpahaman. Namun, banyak penulis memo yang tidak memperhatikan hal ini sehingga terkadang masih ada kalimat yang ambigu atau terlalu teknis dan tidak dimengerti oleh staf.
4. Kemungkinan Dipandang sebagai Sarana Kontrol
Memo terkadang digunakan dalam korporasi untuk memantau karyawan mereka. Karyawan mungkin merasa memo ditujukan untuk mempertegas tekanan dan menyediakan dokumentasi untuk mengawasi perilakunya.
Kesimpulan
Secara keseluruhan, memo adalah bentuk komunikasi bisnis yang efektif dan efisien, dan dapat memberi petunjuk yang tegas dan jelas. Tetapi, memo juga memiliki batasan terutama dalam situasi di mana pertukaran ide dan diskusi lebih diperlukan. Oleh karena itu, sangat penting untuk mempertimbangkan kebutuhan komunikasi dan konteks dari situasi yang sedang dihadapi sebelum memilih memo sebagai bentuk komunikasi yang tepat.
Jangan lupa, selalu pastikan bahwa memo yang ditulis menghindarkan terjadinya kesalahpahaman dan ambigu sehingga dapat efektif digunakan sebagai sarana komunikasi bisnis.
